Простые правила цифровой гигиены на работе без лишней теории

Чтобы не подставить себя и компанию, достаточно соблюдать несколько базовых правил: не пересылать рабочие документы на личную почту, не хранить файлы в личных облаках и внимательно относиться к письмам и вложениям. Ниже — короткое практическое руководство по цифровой гигиене для работы с корпоративной почтой и файлами.

Ключевые принципы цифровой гигиены в работе

Цифровая гигиена на работе — это набор привычек, которые помогают:

  • не допустить утечки клиентских и внутренних данных;
  • защитить корпоративную сеть от вирусов и вымогателей;
  • избежать потери важных документов и конфликтов с законом;
  • снизить риск инцидентов из‑за человеческого фактора.

Последствия нарушений хорошо знакомы: потерянные базы клиентов, вирусы‑шифровальщики, хаос в версиях документов, штрафы и разбирательства. Всё это чаще начинается не с «хакеров», а с неосторожных действий сотрудников.

Большинство атак строится на социальной инженерии: фишинговые письма, поддельные ссылки, «левые» вложения. Аккуратное обращение с почтой и файлами сильно режет эти риски.

Безопасная работа с корпоративной почтой

Чего нельзя делать с рабочей почтой

  • Регистрировать корпоративный e‑mail на сомнительных сервисах и в «одноразовых» приложениях.
  • Пересылать служебные письма и документы на личную почту «чтобы доработать дома».
  • Хранить в ящике пароли, ключи, сканы документов в открытом виде.
  • Давать другим людям свой логин и пароль от почты вместо корректной настройки прав.
  • Включать авто‑пересылку писем на внешние адреса.

Автоматическая пересылка писем на внешние адреса часто прямо запрещена правилами безопасности и почти всегда приводит к неконтролируемым утечкам.

Как распознать подозрительное письмо

Перед тем как кликать по ссылкам или открывать вложения, проверьте:

  • Отправителя
    Странный домен, лишние символы в адресе, нестандартный почтовый ящик, с которого якобы пишет знакомый человек.

  • Тему и текст
    Давление на срочность, просьбы «немедленно оплатить» или «подтвердить доступ», ломаный язык, странные формулировки, нехарактерный стиль.

  • Вложения
    Файлы с расширениями .exe, .js, подозрительными архивами, документы, которые просят включить макросы.

  • Ссылки
    При наведении курсора фактический адрес не совпадает с текстом ссылки, ведет на незнакомый домен или сайт‑клон.

Подозрительные письма лучше не просто удалять, а отправлять в IT‑отдел или службе безопасности с пометкой «подозрительно» — это помогает защитить коллег.

Как безопасно работать с вложениями

  • Открывайте вложения только от ожидаемых отправителей и по понятному поводу.
  • Не открывайте «счета», «акты» и «резюме» от неизвестных адресов.
  • Если письмо от знакомого, но выглядит необычно — уточните в мессенджере или по телефону, он ли его отправлял.
  • Для архивов с паролем всегда спрашивайте, зачем архив, почему он запаролен и как передается пароль.

Правила работы с файлами: хранение, структура, передача

Где хранить рабочие файлы

Разрешенные варианты (если утверждены IT‑отделом):

  • корпоративные сетевые папки и файловые хранилища;
  • корпоративные облака (OneDrive, Google Drive, SharePoint, Nextcloud и т.п.);
  • внутренние системы документооборота.

Нежелательно или запрещено:

  • личные облачные диски (личный Google Drive, Dropbox, iCloud и др.);
  • личные мессенджеры и соцсети;
  • личные флешки и внешние диски без шифрования.

Классический источник утечек — копирование баз и отчетов на личный облачный диск «на всякий случай».

Порядок в файловой системе

Аккуратная структура файлов — это тоже часть цифровой гигиены:

  • Исполняйте общую схему папок: по отделам, проектам, срокам.
  • Называйте файлы понятно:
    Договор_Ромашка_подписан_2025-12-01.pdf вместо scan1.pdf.
  • Введите версионирование: Отчет_Q4_2025_v03.xlsx.
  • Не храните важные документы только на локальном диске и рабочем столе — используйте резервируемые хранилища.

Как безопасно передавать документы

Перед отправкой файла проверьте:

  • Кому отправляете — тот ли это адресат, нет ли лишних получателей в копии или скрытой копии.
  • Что внутри файла — нет ли скрытых листов, комментариев, черновых вкладок, лишних документов в архиве.
  • Права доступа по ссылке — для конфиденциальных файлов включайте доступ только конкретным адресам, а не «всем, у кого есть ссылка».

Для особо важных документов используйте:

  • архив с надежным паролем и передачей пароля другим каналом;
  • встроенное шифрование корпоративных сервисов, если оно доступно.

Пароль никогда не должен идти в том же письме, что и зашифрованный файл.

Личный чек‑лист цифровой гигиены на работе

Можно использовать как ежедневную памятку или включить в онбординг сотрудников.

Каждый день:

  • [ ] Проверяю отправителя и ссылки перед тем, как кликать.
  • [ ] Не пересылаю рабочие файлы и переписку на личную почту и в личные мессенджеры.
  • [ ] Храню документы в корпоративных хранилищах, а не только на рабочем столе.

Регулярно:

  • [ ] Навожу порядок в папках и названиях файлов.
  • [ ] Проверяю, кому открыт доступ к документам и папкам.
  • [ ] Обновляю ключевые пароли и включаю двухфакторную аутентификацию там, где это возможно.

Цифровая гигиена быстро превращается в набор привычек и практически не требует усилий, но помогает избежать утечек, сбоев в работе и неприятных последствий для всей компании.