Как сотруднику не допустить утечку корпоративных данных

Большинство утечек происходят не из‑за хакеров, а из‑за обычных действий сотрудников: неверный адрес в письме, слабый пароль, работа из открытого Wi‑Fi. Чтобы не стать источником проблемы, достаточно знать, какие данные вы обрабатываете и соблюдать несколько простых правил.

Какие данные вы защищаете и чем они опасны при утечке

Корпоративные данные условно делятся на уровни:

  • Публичные — то, что компания готова показывать всем: сайт, презентации, пресс‑релизы.
  • Внутренние — информация только для сотрудников: инструкции, внутренние отчёты, регламенты.
  • Конфиденциальные — коммерческие предложения, финансовые показатели, зарплаты, база клиентов, планы развития, исходные коды.
  • Персональные данные — всё, что позволяет идентифицировать человека: ФИО, контакты, документы, платежи, записи звонков, резюме.
  • Особо чувствительные данные — коммерческая тайна, пароли и ключи, доступ к платёжным системам и критичным сервисам.

Если вы не уверены, можно ли пересылать файл или показывать экран внешнему человеку — считайте, что нельзя, и уточните у руководителя или службы безопасности.

Любые действия с данными затрагивают три важных свойства:

  • конфиденциальность — чтобы посторонние не получили доступ;
  • целостность — чтобы информация не была незаметно изменена или повреждена;
  • доступность — чтобы нужные данные были под рукой у тех, кому они нужны.

Случайная рассылка, удалённая папка или слабый пароль могут нарушить любой из этих пунктов.

Основные угрозы: на чём чаще всего «попадаются» сотрудники

Чаще всего проблемы возникают из‑за:

  • фишинга и социальной инженерии — письма и сообщения «от банка», «руководителя», «службы безопасности» с просьбой срочно отправить документ, оплатить счёт, ввести пароль;
  • слабых и однотипных паролей — один пароль на почту, CRM, мессенджер и личные сервисы;
  • личных устройств и открытых сетей — домашний ПК без защиты, работа через публичный Wi‑Fi без VPN;
  • ошибочной рассылки и неправильных прав доступа — письмо «всем» вместо одного адресата, документы с открытым доступом «по ссылке»;
  • физических утечек — утраченный ноутбук или телефон, флешка с рабочими файлами, распечатки на принтере;
  • несанкционированных сервисов — использование личных облаков и мессенджеров для хранения баз, договоров и переписки.

Фраза «я просто нажал на ссылку» — не оправдание. Любое действие с рабочими данными без проверки — это нарушение безопасности.

Последствия — от потери денег и клиентов до штрафов и персональной ответственности сотрудника, если он грубо нарушал правила.

Практические правила: как работать безопасно каждый день

Пароли, доступы, вход в системы

  • Используйте уникальные и длинные пароли (от 12–14 символов) и корпоративный менеджер паролей.
  • Включайте двухфакторную аутентификацию везде, где это возможно.
  • Никогда не делитесь логином и паролем — доступы оформляются через IT или администратора.

Если для задачи вам предлагают «зайти под чужим логином», откажитесь и попросите выдать персональный доступ.

Почта и мессенджеры

Перед открытием ссылки или вложения проверьте:

  1. Ожидали ли вы это письмо или файл.
  2. Реален ли отправитель (адрес, имя, стиль общения).
  3. Логично ли содержание, нет ли давления «срочно» и странных просьб.

При сомнениях — не открывайте вложения, не переходите по ссылке, уточните по другому каналу и при необходимости перешлите письмо в IT/безопасность.

Признаки фишинга: угрозы блокировкой, сильная срочность, просьба ввести пароль или код из SMS, непривычный домен.

Файлы и облака

  • Храните документы только в одобренных корпоративных сервисах.
  • Настраивайте доступ по принципу «минимально необходимого»: только тем, кому действительно нужно, и с нужным уровнем прав.
  • Не отправляйте конфиденциальные файлы наружу без разрешения и защищённого канала.
  • Не полагайтесь на флешку как единственное место хранения важного файла.

Удалённая работа и поездки

  • Подключайтесь к корпоративным ресурсам только через корпоративный VPN.
  • Не работайте с критичными данными в открытых сетях Wi‑Fi.
  • Не давайте членам семьи пользоваться рабочим ноутбуком или телефоном.
  • Всегда блокируйте экран при отходе от рабочего места и не оставляйте устройства без присмотра.

Персональные данные и бумажные документы

  • Не собирайте и не копируйте лишние персональные данные «на всякий случай».
  • Не отправляйте файлы с персональными данными в личные мессенджеры и облака.
  • Сразу забирайте распечатки с принтера, не оставляйте их на виду.
  • Уничтожайте документы со служебной и личной информацией через шреддер или специальные контейнеры, а не выбрасывайте в обычную корзину.

Что делать, если что‑то пошло не так

Любая странная ситуация с данными или устройством — повод действовать, а не молчать.

Сообщайте сразу, если:

  • открыли подозрительное вложение или перешли по сомнительной ссылке;
  • ввели логин и пароль на «подозрительном» сайте;
  • заметили необычное поведение компьютера или телефона;
  • потеряли или у вас украли рабочее устройство или носитель;
  • отправили конфиденциальный файл не тому человеку;
  • видите письма или действия «от вашего имени», которые вы не совершали.

Ваши шаги:

  1. Не пытайтесь скрыть инцидент.
  2. Немедленно сообщите руководителю и в IT/службу безопасности по установленному каналу.
  3. Не пытайтесь «лечить» устройство случайными программами из интернета, действуйте по инструкциям специалистов.

Во многих компаниях быстрое и честное сообщение об ошибке рассматривается как ответственное поведение, а не как повод наказать.

Безопасность корпоративных данных — часть вашей профессиональной репутации. Соблюдая базовые правила, вы защищаете не только бизнес, но и себя: от лишнего стресса, конфликтов и возможной ответственности за утечку.