Mail Merge в Word: письма, конверты и наклейки из Excel

Почтовая рассылка (Mail Merge) в Word делается так: готовите «правильную» таблицу в Excel → подключаете её в Рассылки → вставляете поля слияния → проверяете предпросмотр → Завершить и объединить для печати или email. Ниже — краткий рабочий алгоритм без лишних шагов.

Оглавление

Как подготовить Excel, чтобы Word не «ломал» данные

  1. Структура таблицы
  • Первая строка — заголовки (уникальные и понятные: Имя, Фамилия, Адрес, Индекс, Email).
  • Одна строка = один получатель.
  • Без пустых строк внутри диапазона, без объединённых ячеек.
  1. Критичные форматы (самое частое место ошибок)
  • Индексы, телефоны, номера договоров, ИНН/артикулы задавайте как Текст. Иначе ведущие нули пропадут (01005 → 1005).
  • Если проценты/деньги должны выглядеть «как у людей», проще хранить их уже в нужном виде (например, 50% текстом) или добавлять символы рядом с полем в Word.
  1. Стабильность подключения После подключения Excel в Word старайтесь не переименовывать столбцы и не менять структуру. Если изменили — переподключите источник данных.

Перед массовой печатью сделайте тест: 1–2 письма/конверта/листа наклеек. Это быстрее, чем потом выкидывать пачку расходников.

Письма, конверты и этикетки: настройка слияния в Word

Письма (документы)

  1. Word → Рассылки → Начать слияние → Письма.
  2. Выбрать получателей → Использовать существующий список → выберите файл Excel и лист/таблицу.
  3. Вставьте поля: Вставить поле слияния (или готовые блоки «Строка приветствия», «Блок адреса»).
  4. Просмотр результатов → пролистайте несколько записей.

Конверты

  1. Начать слияние → Конверты → выберите формат конверта.
  2. Подключите Excel как источник.
  3. Вставьте адрес получателя (блоком или полями).
  4. Предпросмотр → печать.

Если адрес «уезжает» или конверт печатается боком, чаще всего виноваты параметры подачи/ориентации и отступы печати, а не слияние. Проверьте настройки принтера для конвертов.

Этикетки / наклейки

  1. Начать слияние → Наклейки → выберите тип/размер (или задайте вручную).
  2. Подключите Excel.
  3. Соберите макет первой наклейки (ФИО, адрес, индекс и т. д.).
  4. Нажмите Обновить наклейки, чтобы разметка применилась ко всем ячейкам.
  5. Предпросмотр → выпуск/печать.

Самая частая ошибка в наклейках: настроили только первую и забыли «Обновить наклейки» — остальные останутся пустыми или со старым шаблоном.

Проверка перед печатью и выпуск итоговых документов

  • Фильтрация получателей: Рассылки → Изменить список получателей (убрать строки без индекса/email, отфильтровать по городу, отсортировать).
  • Самый надёжный выпуск: Рассылки → Завершить и объединить → Изменить отдельные документы. Word создаст единый файл со всеми результатами — его проще контролировать и печатать.
  • Email-рассылка: Начать слияние → Сообщения электронной почты → Завершить и объединить → Отправить сообщения электронной почты (нужен почтовый клиент с поддержкой MAPI). Поле «Кому» — колонка Email.

Частые ошибки

  • Пропали ведущие нули в индексе/телефоне. В Excel задайте столбцу формат Текст, сохраните и переподключите Excel в Word.
  • Даты выглядят неправильно или стали числами. Храните дату текстом в нужном формате или отформатируйте поле в Word через коды поля (Alt+F9, параметр \@ "dd.MM.yyyy").
  • Word не подхватывает адресные поля в «Блоке адреса». Рассылки → Сопоставить поля и вручную сопоставьте ваши столбцы.
  • Печать наклеек заполнила только первую ячейку. Нажмите Обновить наклейки перед предпросмотром/печатью.

FAQ

Можно ли делать слияние, если получатели на нескольких листах Excel?
Да, но проще и надёжнее собрать данные в одну таблицу (один лист) и подключать её.

Как сделать, чтобы часть текста менялась по условию (VIP/не VIP)?
Рассылки → Правила → Если… то… иначе и подставляйте разные фразы/значения по полю (например, Статус).

Что выбрать для печати: сразу печатать или создавать отдельный документ?
Для стабильности и контроля лучше создать отдельный документ, проверить его и печатать уже итоговый файл.