Корпоративный шаблон Word: единые поля, шрифты, стили и автотекст

Чтобы настроить шаблон Word (DOTX) под фирменный стиль, достаточно один раз закрепить геометрию страницы (поля/колонтитулы), стили (Обычный, Заголовки, списки, таблицы), тему (шрифты/цвета) и добавить автотекст для повторяющихся блоков. После этого любой новый документ будет выглядеть одинаково без ручного форматирования.

Выберите формат шаблона: DOTX или DOTM

• DOTX — стандартный шаблон без макросов. Подходит для фирменных документов: письма, отчёты, протоколы, КП.
• DOTM — шаблон с макросами (VBA). Нужен, если автоматизируете заполнение, проверку, генерацию блоков.

Настройте страницу: поля, колонтитулы, нумерация

1. Откройте пустой документ → Макет/Разметка страницы → Поля.
   Типовой вариант A4: верх/низ 2 см, правое 1,5–2 см, левое 2–3 см (если подшивка — левое больше).
2. Вставка → Колонтитулы: добавьте номер страницы, при необходимости — название подразделения/типа документа.
3. В параметрах колонтитулов включите «Особый колонтитул для первой страницы», если титульный лист без номера.

Закрепите фирменное оформление через стили и тему

1) Стили (главное)

Минимум, который стоит настроить в шаблоне:

• Обычный (Normal) — базовый текст.
• Заголовок 1–3 — структура документа.
• Список (маркированный/нумерованный) — единые отступы и уровни.
• Таблица — чтобы таблицы не «плясали» между файлами.

Как править стиль правильно (на примере Обычный):
Главная → Стили → (Обычный) → Изменить → задайте шрифт, размер, межстрочный интервал, интервалы до/после, выравнивание. Важно: применяйте изменения для новых документов на основе шаблона, а не только для текущего файла.

2) Тема (шрифты и цвета)

Вкладка Конструктор:

• Шрифты темы: один шрифт для заголовков и один для основного текста (с запасным вариантом).
• Цвета темы: акценты для линий, фигур, диаграмм и оформления таблиц.

Смысл темы в том, что элементы оформления будут едиными у всех сотрудников, даже если они добавляют таблицы/фигуры «на лету».

Где что настраивается (быстрая шпаргалка)

Добавьте автотекст (экспресс-блоки) для типовых фрагментов

Автотекст полезен для всего, что повторяется дословно: реквизиты, подпись, дисклеймер, «о компании», типовые пункты.

Как сделать правильно:

1. Сначала сохраните шаблон как DOTX (черновик).
2. Откройте именно файл .dotx (не документ, созданный по нему).
3. Вставьте/оформите фрагмент → выделите.
4. Вставка → Экспресс‑блоки → Автотекст → Сохранить выделенный фрагмент…
5. Ключевой момент: в поле «Сохранить в» выберите ваш шаблон (.dotx), а не Normal.

Сохраните и внедрите шаблон в команде

1. Файл → Сохранить как → Шаблон Word (*.dotx).
2. Дайте понятное имя и версию, например: Company_Letter_A4_v1.dotx.
3. Проверьте на тестовом документе:
   • заголовки переключаются стилями и выглядят одинаково;
   • списки не меняют отступы при копировании текста;
   • таблицы не «расползаются»;
   • автотекст вставляется и сохраняет оформление.
4. Внутри шаблона можно оставить короткую памятку (на 5–7 строк): какие стили использовать и где лежат автотексты.

Частые ошибки

• Меняют шрифт кнопками, но не правят стиль — новый абзац снова становится «как было».
• Правят документ, созданный из шаблона, вместо правки самого .dotx.
• Сохраняют автотекст не в шаблон, а в Normal — у команды блоков нет или они «живут отдельно».
• Делают один универсальный шаблон на всё — в итоге появляются компромиссы. Лучше 2–3 DOTX под реальные сценарии (письмо/отчёт/договор).

FAQ

Можно ли сделать фирменный стиль без темы, только стилями?
Можно, но тема упрощает единые акценты (цвета линий, заливок, элементов таблиц) и снижает расхождения в оформлении.

Что выбрать для договоров с автоматизацией: DOTX или DOTM?
Если нужны макросы — выбирайте DOTM. Если только оформление, стили и автотекст — достаточно DOTX.

Почему у коллег шаблон выглядит иначе?
Чаще всего из‑за отсутствующих корпоративных шрифтов. Используйте шрифты, доступные всем, или заранее установите их на рабочие компьютеры и предусмотрите запасную пару шрифтов темы.